Surcos
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En construcción

Plataforma de compras de Surcos.

Ciclo Source-to-Pay completo en un solo lugar: solicitudes, pedidos, recepción, facturas y pagos. Reemplazo de Esker y centralización de procesos que hoy viven en planillas dispersas.

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Facturas procesadas
304
En producción, a lo largo de 73 días
Captura automática · últimos 7 días
100%
23 de 23 facturas entraron solas
100% la semana anterior
Proveedores identificables
227
Con CUIT real, listos para reconocer una factura entrante
Ahorro estimado año 1
USD 30K
Reemplazo licencia Esker
Últimos 7 díassemana del 19 de agosto

El circuito completo, de la casilla al control de aprobación

Foco de la semana: cerrar el circuito de control. La factura ya no solo entra sola — ahora recorre un camino de aprobación en dos pasos, se puede corregir sin perder trazabilidad, y el sistema aprende de cada corrección para no repetir el error en la próxima.

Control interno

Aprobación en dos pasos con aviso automático

Una factura ya no queda aprobada con una sola firma. Primero la revisa Cuentas a Pagar y después pasa a la aprobación final, y recién con las dos queda habilitada para pago. Quien tiene que aprobar recibe un aviso dentro del sistema y un mail con el enlace directo a la factura, así puede resolverlo desde el celular sin buscar nada.

Operación diaria

Las facturas se corrigen sin volver a cargarlas

Cuando la lectura automática se equivocaba en un monto, la única salida era rechazar la factura y cargarla de nuevo a mano. Ahora se corrige directamente. Y si se corrige un importe de una factura ya revisada, vuelve al paso anterior: la aprobación se había dado sobre otros números.

Aprendizaje

Cada corrección enseña al sistema

Si se cambia el centro de costo o el tipo de gasto de una factura, esa decisión queda como preferencia del proveedor y la próxima factura suya llega con esos valores puestos. Ya hay 52 proveedores con su imputación aprendida. El sistema mejora con el uso en lugar de repetir el mismo error.

Datos maestros

227 proveedores listos para operar con SAP

Se recuperó el CUIT real y el código de SAP de 161 proveedores que estaban cargados solo con su nombre, cruzándolos contra el maestro que envió IT. Hoy hay 227 proveedores listos para identificar una factura entrante. En el camino aparecieron nueve registros duplicados que se unificaron.

Confiabilidad

Un problema del servicio ya no cuesta facturas

Si el servicio de lectura automática falla por una causa temporal, el mail queda disponible para el siguiente intento en lugar de darse por perdido. Antes un corte de unas horas dejaba facturas fuera del circuito y alguien tenía que rescatarlas a mano. Ahora el sistema distingue un problema pasajero de un documento realmente ilegible.

Seguridad

Credenciales cifradas y contraseñas verificadas

Las credenciales de acceso a la casilla de correo pasaron a guardarse cifradas, de modo que ni siquiera con acceso a la base de datos pueden leerse. Y el sistema ahora rechaza contraseñas que aparecen en filtraciones conocidas al crearlas o cambiarlas.

Impacto para el negocio

El ciclo está cerrado de punta a punta. Lo que sigue es conectarlo con SAP.

La factura entra sola desde la casilla, se lee con inteligencia artificial, recorre dos instancias de aprobación con aviso automático y queda habilitada para pago, con todo el recorrido registrado. Van 304 facturas procesadas en producción a lo largo de 73 días, y la captura automática viene subiendo: del 100% al 100% entre las últimas dos semanas. El próximo paso es la integración con SAP: el formato del archivo ya está acordado con IT y falta cargar los datos maestros que definen Administración y Sistemas.